Shift Manager

Ogni persona ha un ruolo di base (volontario o dipendente) ed eventualmente un ruolo aggiuntivo di gestione. I permessi determinano cosa si vede e cosa si può modificare, senza dover configurare nulla manualmente: bastano le due caselle "referente volontari" / "coordinatore" sul profilo.

Chi può fare cosa, in sintesi

L'elenco delle competenze che una persona può possedere — un elenco aperto e configurabile (es. Autista, Soccorritore, Medico, Infermiere, OSS). È il collegamento tra Personale e Mezzi: si assegna a ciascuna persona le qualifiche che possiede, e a ciascun ruolo di un turno la qualifica che richiede.

• Ogni qualifica è semplicemente un nome, creato, rinominato o eliminato liberamente dal coordinatore
• Assegnata al personale nella scheda di ciascuna persona (sezione Personale)
• Richiesta (facoltativamente) da ciascun ruolo di un turno, in Mezzi — solo chi la possiede compare come opzione assegnabile o proponibile dalla generazione automatica per quel ruolo
• Usata anche per filtrare calendario e stampa mensile per categoria professionale (Medici, Infermieri, OSS, Soccorritori — vedi sezioni Calendario e Stampa)

L'anagrafica di tutte le persone che possono comparire nei turni: volontari e dipendenti, ciascuno con le proprie qualifiche. È anche il punto in cui si creano i nuovi accessi al sistema.

Cosa si registra per ogni persona

• Dati anagrafici: nome, cognome, matricola, telefono, data di nascita
• Tipo: volontario, dipendente, oppure entrambi
• Qualifiche: quali competenze possiede, selezionate dall'elenco configurato in Qualifiche (es. Autista, Soccorritore, Medico, Infermiere, OSS) — determinano quali ruoli dei turni può coprire, sia nella generazione automatica sia nel cambio turno
• Sedi consentite: nessuna selezionata = nessun vincolo, la persona può essere assegnata e vede in calendario i turni di qualsiasi sede; una o più selezionate = solo quelle sedi, sia per l'assegnazione sia per ciò che vede
• Tipo di contratto (dipendenti): full-time (le ore settimanali configurate nelle impostazioni: 36, 38 o 40) o part-time (metà di quelle ore) — usato sia nel confronto con le ore lavorate nelle statistiche, sia nel bilanciamento della generazione automatica (vedi sezione Generazione turni)
• Incluso nella generazione: se disattivato, la persona non viene proposta dalla generazione automatica ma resta comunque assegnabile a mano — utile per chi è disponibile solo su richiesta
• Ruolo di gestione: nessuno, referente volontari o coordinatore

Creazione di un nuovo utente

Inserendo nome e cognome, il sistema genera automaticamente un indirizzo email (basato sul dominio configurato nelle impostazioni) e una password provvisoria, che la persona dovrà cambiare al primo accesso.

Esclusioni reciproche, dallo stesso posto

Nello stesso profilo si definiscono anche le eventuali esclusioni reciproche con altre persone (vedi sezione dedicata più sotto): selezionandone una dall'elenco, il vincolo diventa automaticamente visibile e valido da entrambi i profili.

I mezzi (più in generale, le postazioni operative) sono la base su cui si costruiscono i turni: per ciascuno si definiscono i turni che copre e i ruoli richiesti in ognuno, e da lì la generazione automatica crea tutti i posti da coprire nel mese. Il modello non è legato solo ai mezzi di soccorso: la stessa logica regge, ad esempio, una postazione di Pronto Soccorso con turni Mattina/Pomeriggio/Notte e ruoli Medico/Infermiere/OSS.

Turni e ruoli richiesti

Per ogni mezzo si definiscono uno o più turni (etichetta libera, es. "Diurno", "Notturno", "Mattina", orario di inizio e fine, sigla di stampa), e per ciascun turno uno o più ruoli richiesti (etichetta libera, quantità di persone, qualifica richiesta facoltativa scelta dall'elenco Qualifiche, sigla di stampa). Non c'è un limite di persone per turno: un ruolo può richiedere quante persone servono (es. "3× Infermiere").

Un selettore di composizioni tipo (MSB2, MSB3, MSA1, MSA2, MSA1 VLV, MSA2 VLV) precompila rapidamente turni e ruoli con le composizioni equipaggio standard di un mezzo di soccorso, collegando automaticamente le qualifiche corrispondenti — resta comunque un punto di partenza, liberamente modificabile.

Altri campi del mezzo

Le sedi operative dell'organizzazione (nome e indirizzo). Ogni mezzo è associato a una sede: comparirà nel calendario accanto al codice del mezzo, così è subito chiaro da dove parte quel turno.

Le sedi sono anche la base di due funzioni trasversali: il vincolo "sedi consentite" sul profilo di una persona (vedi Personale) e il filtro per sede di calendario e stampa mensile (vedi Calendario).

Periodi in cui una persona non è disponibile per l'assegnazione automatica, indipendentemente da ferie/malattia/permesso — ad esempio un impegno personale ricorrente, o un limite di disponibilità solo su un mezzo specifico.

Ogni esclusione può essere circoscritta con precisione:

• Intervallo di date — dal/al, scelto da calendario
• Mezzo (opzionale) — se non specificato, vale su tutti i mezzi
• Turno (opzionale) — diurno, notturno, o entrambi se non specificato

Si possono anche eliminare in qualsiasi momento, se non servono più. Le esclusioni vengono controllate sia durante i suggerimenti automatici e i menu di assegnazione manuale, sia al momento del salvataggio finale, così un conflitto non passa mai inosservato.

A volte due persone non devono mai trovarsi sullo stesso identico turno — stessa data, stesso periodo (diurno/notturno) e stesso mezzo. Si definisce dal profilo di una delle due in Personale, selezionando l'altra da un elenco: il vincolo è automaticamente reciproco e visibile da entrambi i profili, senza doverlo impostare due volte.

Il cuore del sistema: si crea un template mensile per un gruppo di mezzi, si assegnano i volontari a mano, e si completa la copertura dei turni dipendenti — manualmente o con l'aiuto della generazione automatica.

Template mensile

Scegliendo il mese e i mezzi da includere, il sistema crea automaticamente tutti i posti da coprire per ogni giorno: uno per ciascun turno configurato in Mezzi per quella postazione (es. Diurno e Notturno per un mezzo H24, uno solo per un H12, o un numero diverso per un'altra postazione), ciascuno con i ruoli richiesti definiti in Mezzi. Solo i mezzi con almeno un turno configurato sono selezionabili. Nella griglia, ogni mezzo ha una sfumatura di colore diversa e una linea più marcata separa i turni tra loro, per orientarsi a colpo d'occhio anche su template molto grandi.

Turni volontari — sempre manuali

I volontari vengono assegnati uno per uno da un menu a tendina per ciascun ruolo. Il menu segnala e disabilita automaticamente le opzioni in conflitto: qualifica mancante, doppio turno lo stesso giorno, riposo minimo violato, esclusioni, esclusioni reciproche. Una volta salvata, l'assegnazione può essere bloccata (per evitare che la generazione dei turni dipendenti la modifichi) e sbloccata in seguito se serve.

Turni dipendenti — manuali o automatici

I posti non coperti dai volontari possono essere assegnati a mano oppure completati con due algoritmi di generazione automatica:

Bilanciamento per ore, non per numero di turni

Il criterio di equità non è "quanti turni ha fatto ciascuno", ma quante ore totali — ogni turno vale le ore effettive definite dal suo orario di inizio e fine (configurato in Mezzi), un giorno di ferie/malattia/permesso vale le ore contrattuali giornaliere (ore settimanali di contratto diviso 5, configurabili nelle impostazioni — vedi sotto). Chi ha una settimana di ferie parte già con quelle ore "in tasca" e riceve di conseguenza meno turni di lavoro, invece di accumulare molte più ore complessive di un collega senza assenze nello stesso mese.

Il confronto tiene conto anche del tipo di contratto: un part-time (metà delle ore settimanali di un full-time) riceve proporzionalmente la metà dei turni extra rispetto a un full-time, invece di essere trattato come se dovesse coprire lo stesso monte ore.

Regole di riposo e disponibilità, sempre verificate

• Nessun doppio turno nello stesso giorno
• Riposo minimo tra la fine di un turno e l'inizio del successivo, configurato per ogni mezzo/postazione (vedi Mezzi) — il più cautelativo tra i due mezzi coinvolti quando si cambia postazione da un turno al successivo
• La regola vale anche a cavallo tra due mesi: l'ultimo turno del mese precedente blocca il primo turno del giorno 1, se non rispetta il riposo minimo
• Ferie/malattia/permesso contano come un turno vero e proprio ai fini del riposo: niente notturno il giorno prima dell'inizio di un'assenza
• Una settimana di ferie che copre esattamente lunedì-venerdì blocca anche il weekend immediatamente prima e dopo (nessun turno quei giorni)
• Esclusioni, esclusioni reciproche e qualifica del ruolo, come descritto sopra

Svuotare e rigenerare

È possibile svuotare tutte le assegnazioni dipendenti di un template, oppure solo da una certa data in poi — utile quando un'assenza viene comunicata a metà mese: si svuota e si rigenera solo la parte restante, senza toccare i giorni già passati.

Il canale attraverso cui volontari e dipendenti chiedono ferie, malattia, permesso o un cambio turno con un collega — e i coordinatori le gestiscono.

Assenze (ferie, malattia, permesso)

Si sceglie il tipo e il periodo da un calendario cliccabile (nessuna data da digitare a mano). Una volta approvata, l'assenza diventa effettiva nel sistema: blocca automaticamente l'assegnazione di nuovi turni in quelle date e viene conteggiata nelle statistiche e nella generazione come descritto sopra.

Cambio turno

Si sceglie il proprio turno futuro, un collega, e uno dei suoi turni futuri. Il sistema applica due tipi di controllo:

• Vincolo rigido — la qualifica del ruolo: se non si è abilitati al ruolo richiesto dal turno del collega, quel turno non compare nemmeno come opzione, perché nessuno scambio potrebbe risolverlo.
• Avvisi non bloccanti — stesso giorno già occupato, riposo minimo, esclusioni, esclusione reciproca: vengono segnalati chiaramente ma non impediscono l'invio, perché potrebbero risolversi con uno scambio a tre o più persone deciso dal coordinatore in approvazione.

Una volta approvato, lo scambio aggiorna subito il calendario e diventa definitivo (vedi sopra).

Richieste per conto di altri

Un coordinatore o referente volontari può creare qualsiasi richiesta (assenza o cambio turno) per conto di un'altra persona, non solo per sé stesso, tramite un selettore dedicato. La richiesta segue comunque il normale flusso di approvazione.

Il ciclo di vita di una richiesta

• Nascondi — toglie la richiesta dalla bacheca principale senza cancellare nulla; resta consultabile in una pagina dedicata alle richieste nascoste, da cui si può rimettere in vista in ogni momento.
• Elimina — cancella la richiesta e, se era stata approvata, annulla anche gli effetti già applicati: rimuove l'assenza registrata, oppure disfa il cambio turno rimettendo le persone come stavano prima.

La vista d'insieme dei turni pianificati, passati e futuri.

• Vista di tutti — selezionando un giorno si vedono tutti i turni di quella data, raggruppati per periodo e mezzo
• Vista sul singolo — selezionando una persona si vede il proprio turno del giorno, con chi altro condivide lo stesso mezzo nello stesso periodo ("con te")
• Le assenze approvate (ferie/malattia/permesso) compaiono anch'esse, evidenziate con un colore diverso, anche nei giorni senza nessun turno assegnato
• Filtri per sede e per qualifica — due menu opzionali riducono sia la vista a video sia il link "Stampa mese", che li eredita: selezionando una sede si vedono solo i turni dei mezzi di quella sede, selezionando una categoria (Medici, Infermieri, OSS, Soccorritori) solo le persone che possiedono una qualifica di quella categoria
• Aggiornamento in tempo reale — se un'assegnazione cambia (es. un coordinatore la modifica altrove), il calendario aperto si aggiorna da solo, senza bisogno di ricaricare la pagina
• Consultabile anche offline — i turni già caricati restano disponibili anche senza connessione, grazie alla cache del browser

Il riepilogo mensile di quanto ha lavorato ciascuna persona, con l'ambito (solo io / i volontari / tutti) determinato dal proprio ruolo.

• Turni totali, e per ciascun tipo di turno effettivamente coperto quel mese (es. diurno/notturno per un mezzo di soccorso, le fasce orarie proprie di un'altra postazione) — le colonne variano da mese a mese in base a cosa è stato davvero assegnato
• Turni coperti per ciascuna qualifica posseduta — una colonna per ogni qualifica configurata, comprimibili in un unico riepilogo con un click quando sono numerose
• Ore di servizio (calcolate dall'orario effettivo di ciascun turno) e ore di formazione
• Ore settimanali rispetto al contratto (le ore configurate nelle impostazioni per un full-time — 36, 38 o 40 — metà per un part-time), settimana per settimana: le assenze contano come ore contrattuali giornaliere (ore settimanali diviso 5, per ogni giorno feriale coperto), così una settimana intera di ferie risulta correttamente in linea col contratto invece di sparire dal calcolo

Ogni settimana viene contata per intero nel mese in cui cade la sua domenica, così una settimana a cavallo tra due mesi non viene mai né persa né conteggiata due volte.

Un foglio riassuntivo dell'intero mese, pensato per essere salvato in PDF o stampato, con dipendenti e volontari elencati per cognome. Al salvataggio, il browser suggerisce già un nome di file coerente (es. turni-agosto-2026.pdf) invece del solito nome generico.

Aprendo la stampa dal calendario con un filtro per sede e/o qualifica attivo (vedi Calendario), il foglio mostra solo mezzi/persone di quella sede e/o categoria, il titolo lo indica esplicitamente, e il nome del file suggerito include entrambi (es. turni-agosto-2026-sede-nord-soccorritori.pdf).

Codice di ogni cella (3 caratteri)

Colori e codici speciali

• Ogni mezzo ha il proprio colore di sfondo, per riconoscerlo a colpo d'occhio
• Nome su sfondo bianco per i dipendenti, blu per i volontari
• F Ferie · M Malattia · P Permesso, su sfondo giallo, mostrati solo nei giorni feriali
• OF sul weekend immediatamente prima/dopo una settimana di ferie piena (lun-ven)
• La legenda mostra solo i mezzi attivi e realmente usati nel mese, non l'intero parco mezzi

La configurazione dell'organizzazione, personalizzabile senza toccare il codice.

• Nome dell'organizzazione e colore del tema
• Dominio email usato per generare gli indirizzi del personale
• Etichette dei tre ruoli operativi storici (Autista/Capo servizio/Soccorritore), usate nella composizione delle sigle di stampa mensile
• Orario contrattuale: ore settimanali di contratto (36, 38 o 40) — da qui vengono calcolate automaticamente le ore giornaliere di malattia/permesso/ferie (ore settimanali diviso 5), usate sia nelle statistiche sia nel bilanciamento della generazione turni
• Firma e mittente delle email inviate dal sistema